1. LETTERHEAD
Bagian yang letaknya paling atas
dari sebuah surat yang yang biasa disebut kepala surat. Didalamnya terdapat
sejumlah informasi tentang si pengirim, seperti alamat perusahaan, nomor
telepon, nomor, web, e-mail ataupun logo perusahaan.
2. DATE
Bagian ini menunjukkan kapan
surat dibuat. Biasanya terletak disebelah kanan atas atau di sebelah kiri atas
pada surat. Penempatannya tergantung dari gaya penulisan seperti :
- American style
Penulisan tanggal dalam gaya
bahasa ini menempatkan penulisan bulan terlebih dahulu, tanggal, dan tahun.
Contoh : 11/18/08 atau seperti
ini July - 18 – 09
- British style
tanggal pada gaya British sama
seperti gaya penulisan tanggal dalam Bahasa Indonesia, yaitu menuliskan
tanggal, kemudian menuliskan bulan dan tahun.
Contoh : 11 July, 2008
a. Untuk penulisan tanggal dalam
gaya British dapat juga dituliskan dengan menambahkan akhiran bilangan
bertingkat seperti 1st, 2nd, ..
b. Contoh : 1st of july, 2008
3. INSIDE ADDRESS
Berisi alamat yang akan dituju.
Ditulis di sebelah kiri atas beberapa baris setelah penulisan tanggal. Alamat
tujuan terdapat dalam dua tempat. yaitu ditulis disampul surat. dan yang
ditulis pada lembar kertas surat. Dalam penulisan Alamat yang ditulis pada
sampul surat biasanya harus lengkap.
4. REFERENCES
Digunakan sebagai perihal,
pengarsipan atau dokumentasi surat yang dikirimkan atau yang diterima. Biasanya
tulisan diberi garis bawah.
Contoh :
- With reference to your
advertisement in Kidoest News, 2nd July, 2000.
- Your Ref: KPS/D5, Our Ref:
Con/17/3
Biasanya reference ditulis
setelah penulisan inside address dan sebelum subjek.
5. SUBJECT
bagian ini berfungsi untuk
memberi petunjuk kepada pembaca surat tentang hal dalam surat.
Ada beberapa hal teknik penulisan
yang harus diperhatikan :
a. Hal tidak ditulis dengan huruf
kapital keseluruhannya, kecuali untuk judul surat berjudul
b. Subjek ditempatkan diatas dari
Salutation
c. Hal ditulis dengan huruf
kapital pada huruf pertama kata utamanya. Kata tugas ditulis dengan huruf kecil
d. Pada akhir perihal tidak
menggunakan tanda titik karena Hal bukan kalimat
e. Perihal merupakan baris subjek
tidak benar-benar diperlukan. Untuk penempatan subjek dapat dibedakan kedalam
dua penempatan, yakni :
- Inggris Amerika, yang cara
penempatannya diatas Salutation
- Inggris British, yang cara
penempatannya dibawah Salutation.
6. SALUTATION
Bagian ini merupakan salam
pembuka atau salam hormat. Untuk salam pembuka jika jenis kelaminnya belum
diketahui dapat ditulis dengan cara menulis "Dear Sir" atau
"Dear Madam", namun jika sudah diketahui nama dan jenis kelaminnya
dapat ditulis "Dear Mr. Sony".
a. British Style
- Dear Sir, Jika yang menerima
laki-laki
- Dear Madam, Jika yang menerima
perempuan
- Dear Sir / Madam, Jika yang
menerima belum diketahui jenis kelaminnya
Pada British style tidak
diijinkan menggunakan tanda baca dalam penulisan salam pembuka, selain
menggunakan tanda baca koma.
b. American Style
- Gentlemen, Jika yang menerima
laki-laki
- Ladies, Jika yang menerima
perempuan
- Ladies and Gentlemen, Jika yang
menerima tidak diketahui jenis kelaminnya
Pada Inggris Amerika, gunakan
tanda baca "titik dua"
Contoh, Dear Mr. Andhika:
7. THE BODY of the letter
Bagian pesan dari surat, Pesan
yang tertulis harus jelas dan membahas pokok permasalahan, dalam penulisan isi
surat haruslah jelas, menggunakan bahasa yang mudah dimengerti oleh penerima
dan tidak menggunakan bahasa dalam kehidupan sehari-hari.
8. COMPLIMENTARY CLOSE
Berupa salam penutup yang
merupakan salah satu penghormatan dari pembuat surat. Berikan sebanyak 4 spasi
baris untuk tanda tangan pembuat surat yang disertai dengan nama.
British English
- Jika nama penerima surat
dicantumkan pada salam pembuka maka digunakan “Sincerely”
- Jika nama penerima surat tidak
dicantumkan pada salam pembuka maka digunakan “Faithfully”
- Jika salam penutup yang
bersifat nonformal seperti best wishes, best regards, with warmest regards,
kind regards.
American English
- Nama penerima surat pada salam
pembuka dicantumkan atau tidak maka digunakan "Sincerely"
Contoh lain Complimentary Close:
- “Dear Sir” atau “Dear Madam”
dikuti dengan “Yours faithfully,”
- “Dear Mr, Mrs. atau Miss”
diikuti dengan “Yours sincerely,”
- Jika salam penutup yang
bersifat nonformal seperti cordially yours, thank you, regards.
9. SIGNATURE
Merupakan suatu tanda tangan
pembuat surat agar terlihat bahwa surat yang dibuat bersifat resmi atau
penting. Contoh hormat dari tanda tangan beserta salam penutup
Contoh:
Sincerely,
Andhika Wira Wardhana
10. ENDCLOSURE
Penggunaan enclosure pada English
Business Letter dapat dicantumkan ataupun tidak, sesuai adanya lampiran. Jika
ada maka fungsi ini ditampilkan.
Format dari English Business
Letter
1. Full Block Business Letter
Pada format ini bentuk surat
berada pada rata kiri secara keseluruhan.
2. Modified Block Business
Letter
Pada format ini bentuk surat pada
letter head, date, complementary close, dan signature berada pada rata kiri.
3. Semi Block Business Letter
Pada format penulisan surat ini bentuk
surat pada letter head, date, complementary close dan signaturenya berada pada
rata tengah surat. Kemudian bagian yang lainnya berada pada rata kiri pada
setiap awal paragraph.
4. Indented Block Business
Letter
Surat ini pada letter head,
complementary close, dan signature berada di tengah surat. Sedangkan pada date
berada di posisi rata kanan.
Dari berbagai sumber :
